> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://guides.ia.numerique.gouv.fr/llms.txt). 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L'IA est d'autant plus efficace que vous personnalisez vos demandes. *** ### 📝 Fiche pratique : les 5 règles d'or du bon prompt Le "prompt" est l'instruction que vous donnez à l'outil d'IA générative. Cette fiche mémo vous informe sur les bonnes pratiques de cet exercice. ✅ Un bon prompt = contexte + document de référence (si nécessaire) + consigne précise + format attendu **1. Soyez précis sans être trop long** **❌ Trop vague :** "Écris un mail professionnel" **❌ Trop long :** "Rédige un courriel professionnel expliquant à l'ensemble des participants qu'une réunion prévue initialement pour le mardi 15 janvier à 14h30 est finalement reportée au jeudi 17 janvier à la même heure en raison d'une indisponibilité du directeur..." **✅ Juste ce qu'il faut :** "Rédige un courriel de 5 lignes pour reporter une réunion du 15 au 17 janvier. Ton formel." **2. Donnez du contexte** L'IA produit de meilleures réponses si elle comprend votre rôle et votre objectif. * Qui êtes-vous ? (votre rôle, votre service) * Pour qui travaillez-vous ? (le destinataire) * Quel est l'objectif ? Fournissez un document de référence si nécessaire * Joignez le document à votre demande (lorsque l'outil le permet) ou copiez-collez le texte source (circulaire, compte-rendu, rapport...) * Indiquez clairement de quoi il s'agit **❌ Sans contexte :** "Explique la procédure de délivrance de titres de séjour" **✅ Avec contexte :** "Je travaille dans une préfecture. Je dois expliquer la nouvelle procédure de délivrance de titres de séjour aux agents d'accueil. Voici en pièce-jointe la fiche présentant les règles applicables. Utilise un langage simple et pratique." 💡 **Astuce :** Vous pouvez même donner votre rôle à l'IA : *"Tu es un agent d'une préfecture. Tu dois expliquer..."* **3. Précisez le format attendu** Indiquez clairement ce que vous voulez : longueur, structure, ton... **Exemples :** * "Résume ce rapport en 5 points clés, sous forme de liste" * "Rédige un courriel de 10 lignes maximum, sur un ton formel" * "Crée un tableau comparatif en 3 colonnes" * "Propose 3 versions : une courte, une moyenne, une longue" **4. Demandez des révisions si nécessaire** L'IA n'est pas parfaite du premier coup. N'hésitez pas à affiner progressivement. **Exemples de révisions :** * "Raccourcis cette version de moitié" * "Utilise un ton plus formel" * "Sois plus exhaustif sur le point 3" * "Reformule en évitant le jargon technique" * "Réorganise en commençant par les enjeux" **5. Demandez à l'IA de vous poser des questions** Si votre besoin est complexe, laissez l'IA vous aider à clarifier votre demande. **Exemple :** "Je veux créer une présentation sur la réforme de la fonction publique. Pose-moi des questions pour être sûr de bien comprendre mon besoin avant de commencer." L'IA vous demandera alors : public cible, durée, niveau de détail, angle d'approche… Elle peut aussi vous aider à reformuler votre prompt initial pour le rendre plus efficace. #### ⚠️ Et n'oubliez jamais de : * **Vérifier** le résultat avec un œil critique * **Adapter** le contenu à votre contexte spécifique * **Relire** avant de diffuser *** ### Liste des exemples de cas d'usages #### 💼 RH et gestion du personnel * Reformuler une circulaire RH pour les managers * Créer une FAQ à partir d'un règlement Exemples #### 📢 Communication interne et externe * Créer des posts pour les réseaux sociaux internes (Tchap, intranet) Exemples #### 🚀 Gestion de projets et réunions * Transcrire et résumer une réunion avec Visio * Transformer des notes éparses en ordre du jour structuré Exemples #### ⚖️ Juridique et réglementation * Résumer un texte de loi ou une jurisprudence * Vulgariser un document juridique pour les agents Exemples #### 📈 Finances et gestion budgétaire * Résumer un rapport d'audit ou de contrôle * Préparer une note de synthèse sur l'exécution budgétaire Exemples #### 🧑‍💼 Management et encadrement * Préparer une réponse à une question parlementaire à partir de notes existantes * Rédiger un feedback constructif pour un entretien annuel Exemples #### 👨‍💻 Développement et numérique * Documenter du code ou une procédure technique * Générer des tests ou des cas d'usage à partir des spécifications * Traduire de la documentation technique Exemples *** ## **RH et gestion du personnel** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Reformuler une circulaire RH pour les managers**\ \ 👤 **PROFIL** : Sophie, chargée de mission RH dans une DRAC\ 🎯 **BESOIN** : rendre une circulaire RH nationale compréhensible et opérationnelle pour les managers de proximité.\ 📍 **CONTEXTE** : Sophie vient de recevoir une circulaire RH de plusieurs pages, rédigée dans un langage juridique et administratif. Les managers de la direction lui demandent une version synthétique et pratique, mettant en évidence ce qu’ils doivent concrètement appliquer dans leurs équipes.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel. {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chargée de mission RH dans une direction régionale.\ > Voici une circulaire RH nationale destinée aux services RH \[copier-coller de la circulaire]. Reformule ce document pour des managers de proximité. Objectif : leur expliquer de manière claire et opérationnelle ce qu’ils doivent appliquer dans leur équipe.\ > Structure :\ > \- Contexte et objectif de la circulaire (5 lignes maximum)\ > \- Ce qui change par rapport aux pratiques actuelles\ > \- Ce que le manager doit faire concrètement\ > \- Points de vigilance pour le manager\ > Ton clair, pratique et pédagogique. Longueur maximale : 2 pages.\ > N’invente aucune règle et ne modifie pas le sens juridique des dispositions. \ ✨ **RÉSULTAT** : une note synthétique et structurée à destination des managers, mettant en avant les changements introduits par la circulaire et ses principales règles à respecter. Sophie n'a plus qu'à compléter avec les contacts internes (référent RH, service support) et adapte aux spécificités de sa direction. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la parfaite conformité avec le texte officiel : une reformulation peut introduire des simplifications qui modifient le sens juridique, et une exception ou cas particulier important peut être omis. * Adapter certains passages au contexte local (organisation interne, circuits de validation, outils utilisés). * Faire relire la version finale par un référent juridique ou RH avant diffusion. * Indiquer en pied de page que la note a été préparée avec l'assistance d'une IA et validée par le rédacteur (et le cas échéant par le référent juridique ou RH). 🎯 **Conseil de Sophie :** "Je demande toujours à l’IA une version très opérationnelle, mais je garde la circulaire sous les yeux pour vérifier chaque règle. C’est à moi de garantir la conformité réglementaire." {% hint style="success" %} **Cas d'usage 2 : Créer une FAQ à partir d’un règlement interne sur le télétravail**\ \ 👤 **PROFIL** : Marc, responsable RH à la DGFiP\ 🎯 **BESOIN** : répondre aux questions récurrentes des agents et des managers sur les règles de télétravail, à partir du règlement interne existant.\ 📍 **CONTEXTE** : le service de Marc dispose d’un règlement interne détaillé sur le télétravail (conditions, nombre de jours autorisés, modalités de demande...).\ Ce document est jugé trop long et peu lisible par les agents. Marc souhaite produire une FAQ simple et directement exploitable pour l’intranet.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis responsable RH dans un service interrégional.\ > Voici le règlement interne de mon administration sur le télétravail \[copier-coller du règlement]. À partir de ce document, crée une FAQ à destination des agents et des managers.\ > La FAQ doit répondre aux questions suivantes (et à toute autre question pertinente issue du texte) :\ > \- Qui peut demander le télétravail ?\ > \- Combien de jours par semaine sont autorisés ?\ > \- Comment faire une demande et qui valide ?\ > \- Dans quels cas le télétravail peut être refusé ou suspendu ?\ > \- Quels sont les équipements et obligations de l’agent ?\ > Tu peux éventuellement proposer d'autres questions qui auraient leur place dans cette FAQ, et dont la réponse se situe dans le règlement. Structure : une question claire suivie d’une réponse courte et précise.\ > Ton accessible et pédagogique. N’invente aucune règle et ne complète pas avec des informations absentes du règlement. \ ✨ **RÉSULTAT** : une FAQ structurée et facilement lisible, reprenant fidèlement les règles du règlement interne et les traduisant en réponses concrètes aux questions les plus fréquentes des agents et des managers. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier que toutes les réponses correspondent strictement au règlement en vigueur. * S’assurer qu’aucune règle locale ou dérogation spécifique n’a été oubliée. * Être attentif aux formulations trop générales, qui peuvent masquer des conditions ou des exceptions prévues par le texte. * Mettre à jour la FAQ à chaque évolution du règlement. * Préciser sur l'intranet que la FAQ a été élaborée avec l'aide d'une IA et vérifiée par le service RH avant publication. 🎯 **Conseil de Marc :** "Je relis chaque question avec le règlement ouvert à côté. La FAQ doit être fiable à 100 %, sinon elle crée plus de confusion qu’elle n’en résout." ## **Communication interne et externe** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage : Créer des posts pour les réseaux sociaux internes (Tchap, intranet)**\ \ 👤 **PROFIL** : Claire, chargée de communication interne au Ministère de la Justice\ 🎯 **BESOIN** : créer rapidement des posts clairs et engageants pour informer les agents sur des actualités de service (nouveaux outils, événements internes, rappels de procédures).\ 📍 **CONTEXTE** : Claire reçoit régulièrement des informations provenant de plusieurs services (notes internes, mails, comptes rendus de réunions). Les contenus sont souvent hétérogènes et trop techniques pour être diffusés tels quels sur l’intranet ou sur Tchap. Elle doit produire des messages courts, compréhensibles par tous les agents et adaptés aux différents canaux internes.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chargée de communication interne dans une administration centrale.\ > Voici les informations sources à diffuser aux agents \[copier-coller de la note, du mail ou du compte rendu].\ > À partir de ces éléments, rédige deux messages de communication interne :\ > \- Un message pour Tchap (court, dynamique, maximum 600 caractères)\ > \- Un message pour l’intranet (un peu plus détaillé, maximum 1 200 caractères)\ > Contraintes : langage clair et accessible à tous les agents, pas de verbatims métier, mettre en avant l’intérêt concret pour les agents et ne pas inventer d’informations. \ ✨ **RÉSULTAT** : deux versions prêtes à l’emploi sont produites. Claire n'a plus qu'à vérifier la conformité des messages avec les informations officielles, ajuster le ton selon la culture de la direction et ajouter, si besoin, un lien vers la source interne ou le service référent. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier que toutes les informations diffusées sont validées et à jour (dates, périmètre concerné, contacts). * S’assurer que le message ne contient aucune information sensible ou confidentielle non destinée à l’ensemble des agents. * Harmoniser le ton avec la ligne éditoriale de la direction (ni trop promotionnel, ni trop institutionnel selon le canal). * Préciser, sur l'intranet ou en bas du post, que le message a été préparé avec l'assistance d'une IA et validé par le service communication. 🎯 **Conseil de Claire :** "Je prépare toujours un petit extrait des informations vraiment utiles pour les agents avant de lancer l’IA. Elle m’aide surtout à adapter un même contenu à plusieurs supports, mais je garde la main sur la validation finale et la diffusion : en communication interne, une formulation mal ajustée peut créer beaucoup d’incompréhensions." ## **Gestion de projets et réunions** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Transcrire et résumer une réunion en visioconférence avec Visio**\ 👤 **PROFIL** : Daniel, chargé de mission à la DGE\ 🎯 **BESOIN** **et** **CONTEXTE** : gagner du temps après une réunion en produisant rapidement un compte rendu exploitable et diffusable.\ 🔧 **OUTIL** : Visio, Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** (après avoir utilisé la fonction "Transcription IA" de Visio) : > Voici la transcription automatique d'une réunion réalisée en présence de \[interlocuteurs], dans le cadre de \[contexte] : \[copier-coller de la transcription].\ > Rédige un compte rendu synthétique destiné aux participants, avec la structure suivante :\ > \- Synthèse des sujets abordés ;\ > \- Décisions prises ;\ > \- Points en discussion / arbitrages à venir ;\ > \- Actions à mener ;\ > Ton clair, professionnel et factuel. Maximum 500 mots. N’invente aucune information. \ ✨ **RÉSULTAT** : un compte rendu court et structuré, centré sur les décisions et les actions, facilement diffusable aux participants. Daniel vérifie ensuite les éléments sensibles, complète les responsables ou échéances manquants et ajuste la priorisation des points en fonction de l’actualité du projet ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la fiabilité de la transcription : certaines interventions peuvent être mal attribuées ou mal interprétées. * Contrôler les décisions et actions listées : l’IA peut confondre un échange informel avec une décision réelle. * Supprimer ou reformuler les éléments sensibles avant diffusion (désaccords internes, propos informels...) * Informer les participants que le compte-rendu a été produit à partir d'une transcription automatique et d'un résumé généré par IA, puis vérifié par le rédacteur. 🎯 **Conseil de Daniel :** "Je prends toujours cinq minutes après la réunion pour relire la transcription avant de demander un résumé. L’IA est très efficace pour structurer, mais c’est à moi de différencier décisions et pistes de travail." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 2 : Transformer des notes éparses en ordre du jour structuré**\ \ 👤 **PROFIL** : Fanny, chargée de mission pilotage et coordination dans une administration centrale\ 🎯 **BESOIN** : construire rapidement un ordre du jour clair et cohérent pour une réunion de pilotage.\ 📍 **CONTEXTE** : Fanny prépare une réunion mensuelle réunissant plusieurs responsables de projets. Elle dispose de notes hétérogènes recueillies par mails, messages internes et comptes rendus précédents : points à arbitrer, informations à partager, alertes, propositions de sujets. Elle souhaite transformer cet ensemble de notes en un ordre du jour structuré, hiérarchisé et directement utilisable pour l’animation de la réunion.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chargée de mission pilotage.\ > Voici mes notes préparatoires pour une réunion de pilotage \[copier-coller de notes éparses : mails, points listés, extraits de comptes rendus].\ > À partir de ces notes, construis un ordre du jour structuré et hiérarchisé selon le format suivant :\ > \- Introduction et objectifs de la réunion ;\ > \- Points d’information ;\ > \- Points de suivi de projets ;\ > \- Points de décision / arbitrage ;\ > \- Questions diverses.\ > Pour chaque point, précise rapidement l’objectif du sujet (information, décision, échange) et propose un temps indicatif.\ > Ton clair et opérationnel. Maximum 400 mots. N'invente aucun sujet. \ ✨ **RÉSULTAT** : un ordre du jour organisé par grandes catégories, qui distingue clairement les points d’information et les points nécessitant une décision. Fanny ajuste ensuite la priorisation des sujets et modifie les temps indicatifs pour tenir compte des contraintes réelles de la réunion. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la priorisation des sujets : l’IA ne peut pas hiérarchiser les enjeux politiques ou stratégiques attachés à certains points. * S’assurer que les points à fort enjeu sont bien positionnés dans l’ordre du jour et disposent d’un temps suffisant. * Mentionner brièvement, en début de réunion ou en pied de l'ordre du jour, que celui-ci a été structuré avec l'aide d'une IA à partir des notes préparatoires. 🎯 **Conseil de Fanny :** "Je donne toujours à l’IA des notes aussi complètes que possible, même si elles sont désordonnées. Elle est très efficace pour structurer un premier ordre du jour, mais la hiérarchisation finale des sujets relève de moi." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 3 : Enregistrer et transcrire une réunion en présentiel avec Transcripts**\ \ 👤 **PROFIL** : Élodie, chargée de mission dans une direction d'administration centrale\ 🎯 **BESOIN** : produire un compte rendu fidèle d'une réunion tenue en salle, sans mobiliser un agent dédié à la prise de notes.\ 📍 **CONTEXTE** : Élodie anime des réunions de coordination réunissant plusieurs services. Les participants sont présents physiquement ; personne ne peut consacrer l'intégralité de son attention à la retranscription des échanges. Elle utilise Transcripts pour enregistrer automatiquement la réunion et obtenir une transcription structurée dans Docs.\ 🔧 **OUTIL** : Transcripts, disponible dans LaSuite {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** **(dans l'Assistant IA interministériel, à partir de la transcription générée par Transcripts)** : > Voici la transcription automatique d'une réunion de coordination tenue le \[date], réunissant \[rôles des participants, sans noms si non nécessaire], dans le cadre de \[contexte du projet ou de la réunion] : \[copier-coller de la transcription Transcripts]. Rédige un compte rendu synthétique destiné aux participants, structuré comme suit :\ > \- Sujets abordés\ > \- Décisions prises\ > \- Points en suspens ou arbitrages à venir\ > \- Actions à mener (avec responsable et échéance si mentionnés) -- Ton factuel et professionnel. Maximum 400 mots. N'invente aucune information. \ ✨ **RÉSULTAT** : un compte rendu structuré, directement diffusable aux participants après relecture, généré à partir de la transcription produite par Transcripts. Élodie vérifie l'attribution correcte des prises de parole, complète les responsables et échéances manquants, et supprime les échanges informels non destinés à figurer dans le document final. ⚠️ **VIGILANCE** : * Informer les participants en début de séance que la réunion est enregistrée à des fins de transcription. * Ne pas utiliser Transcripts pour des réunions portant sur des données classifiées ou à diffusion restreinte. * Vérifier l'attribution des interventions : la transcription automatique peut confondre des voix proches ou mal restituer des propos tenus à voix basse. * Relire la liste des décisions et actions avant diffusion : l'IA peut traiter un échange exploratoire comme une décision arrêtée. * Mentionner en pied du compte rendu que celui-ci a été produit à partir d'une transcription automatique et vérifié par le rédacteur. 🎯 **Conseil d'Élodie :** "Je lance Transcripts dès le début de la réunion et je préviens les participants. Cela libère tout le monde de la prise de notes et permet à chacun d'être pleinement dans les échanges. Je prends quand même quelques notes manuscrites sur les décisions clés : elles me servent de filet de sécurité à la relecture." ## **Juridique et réglementation** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Résumer un texte de loi ou une jurisprudence**\ \ 👤 **PROFIL** : Élise, chargée de mission juridique à la DGEFP\ 🎯 **BESOIN** : comprendre rapidement l’impact opérationnel d’un nouveau texte de loi ou d’une décision de justice récente pour préparer un point d’information à sa hiérarchie.\ 📍 **CONTEXTE** : Élise reçoit un projet de loi adopté ainsi qu’une décision de jurisprudence récente ayant un impact potentiel sur les procédures internes de son service. Les documents sont longs, techniques et doivent être analysés rapidement afin d’identifier les changements concrets pour l’administration.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chargée de mission juridique dans une direction d’administration centrale.\ > \ > Voici un texte de loi / une décision de jurisprudence que je dois analyser pour informer ma hiérarchie : \[copier-coller intégral du texte].\ > À partir de ce document, rédige une synthèse claire et structurée.\ > Structure attendue :\ > -Objet du texte ou de la décision (2 lignes)\ > -Principes juridiques essentiels\ > -Changements ou apports majeurs par rapport à la situation antérieure\ > -Impacts opérationnels possibles pour une administration de l’État\ > \ > Ton neutre, juridique mais accessible. Maximum 350 mots.\ > N’invente aucun élément et appuie-toi uniquement sur le document fourni. \ ✨ **RÉSULTAT** : une note de synthèse courte et structurée, permettant d’identifier rapidement l’objet du texte, et les conséquences potentielles pour l'administration. Élise peut ensuite préparer un message clair à destination de sa hiérarchie et des services concernés. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier systématiquement les références juridiques (articles, numéros de décisions, dates, liens). * Contrôler que l’IA n’a pas résumé de manière excessive certaines nuances juridiques importantes. * S’assurer que les "impacts opérationnels" proposés ne relèvent pas d’une interprétation trop large ou spéculative. * En cas de jurisprudence, vérifier que le contexte factuel de l’affaire est correctement compris. * Indiquer en pied de page que la synthèse a été préparée avec l'assistance d'une IA et vérifiée par le rédacteur, en renvoyant systématiquement au texte source pour toute citation ou décision opérationnelle. 🎯 **Conseil d’Élise :** "Je demande toujours à l’IA une première synthèse pour aller vite, mais je relis le texte source pour les points sensibles, et compare les deux documents pour m'assurer que rien n'a été omis." {% hint style="success" %} **Cas d'usage 2 : Vulgariser un document juridique pour les agents**\ \ 👤 **PROFIL** : Karim, responsable de pôle réglementation en DREAL\ 🎯 **BESOIN** : expliquer simplement à ses agents un nouveau texte environnemental réglementaire afin de faciliter sa mise en œuvre sur le terrain.\ 📍 **CONTEXTE** : une nouvelle instruction ministérielle et un décret modifient certaines procédures métier. Les agents non juristes doivent comprendre rapidement ce qui change, ce qui ne change pas, et ce qu’ils doivent appliquer concrètement dans leur travail quotidien.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis responsable de pôle dans un service de l’État.\ > Je dois expliquer à des agents non juristes un nouveau document réglementaire.\ > Voici le texte juridique de référence : \[copier-coller du décret, de la circulaire ou de l’instruction].\ > Rédige une note de vulgarisation à destination des agents, sans jargon juridique.\ > Structure attendue :\ > -À quoi sert ce texte ? (contexte et objectif, en quelques lignes)\ > -Ce qui change concrètement pour les agents\ > -Ce qui ne change pas\ > -Ce qui est attendu des agents à partir de maintenant\ > \ > Ton clair, pédagogique et opérationnel. Maximum 400 mots. Ne crée aucune règle qui ne figure pas dans le texte fourni. \ ✨ **RÉSULTAT** : une note claire et directement exploitable par les agents, mettant en évidence les évolutions de procédures et les actions attendues, sans reproduire les verbatims juridiques du texte d’origine. Karim dispose ainsi d’un support homogène pour accompagner la mise en œuvre de la nouvelle réglementation. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier que la simplification ne modifie pas le sens juridique des obligations. * S’assurer que les exceptions, cas particuliers ou délais spécifiques ne sont pas oubliés. * Contrôler que la note ne crée pas de nouvelles règles ou interprétations internes. * Adapter les exemples et les formulations aux situations réelles du service. * Ne pas utiliser la note produite par l'IA comme fondement direct d'une décision sans retour au texte source et validation humaine. * Préciser en pied de page que la note a été élaborée avec l'aide d'une IA et validée par le responsable de pôle, en renvoyant au texte juridique de référence. 🎯 **Conseil de Karim :** "Je fournis toujours à l’IA le texte complet et je lui demande une structure très précise. Ensuite, j’ajoute mes propres exemples métier. L’IA est idéale pour rendre le message plus lisible, mais je reste vigilant pour ne jamais simplifier au détriment de la conformité réglementaire." ## **Finances et gestion budgétaire** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Résumer un rapport d'audit ou de contrôle**\ \ 👤 **PROFIL** : Hélène, cheffe du bureau du pilotage budgétaire et du contrôle interne à la DGRI.\ 🎯 **BESOIN ET CONTEXTE** : disposer rapidement d’une synthèse claire d’un rapport d’audit ou de contrôle volumineux, afin d’en présenter les principaux enseignements à sa direction.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis responsable du pilotage budgétaire dans une administration centrale.\ > Voici un rapport d’audit interne portant sur la gestion financière de mon service : \[copier-coller du rapport d’audit ou téléchargement du document].\ > À partir uniquement de ce document, rédige une synthèse destinée à un comité de direction. Structure attendue :\ > \- Objet et périmètre de l’audit (3 lignes maximum)\ > \- Principaux constats (5 points maximum)\ > \- Principaux risques identifiés\ > \- Recommandations prioritaires de l’audit (5 maximum)\ > \- Points de vigilance pour la direction\ > Ton clair, professionnel et factuel. Maximum 500 mots.\ > N’invente aucun élément et ne reformule que des informations présentes dans le rapport. \ ✨ **RÉSULTAT** : une synthèse structurée, courte et directement exploitable en réunion de direction, reprenant les constats essentiels du rapport, les risques majeurs et les recommandations prioritaires. Hélène a ensuite vérifié la formulation de chaque point sensible et ajusté certaines expressions pour les rendre plus compréhensibles par des non-spécialistes de la gestion budgétaire. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier que les constats n’ont pas été simplifiés à l’excès ou sortis de leur contexte. * Vérifier la fidélité exacte des recommandations (certaines peuvent être conditionnelles ou formulées avec des réserves dans le rapport). * Indiquer en introduction de la note que la synthèse a été préparée avec l'assistance d'une IA à partir du rapport d'audit, puis relue et validée par la rédactrice. 🎯 **Conseil de Hélène :** "Je demande toujours une synthèse courte, mais je m’appuie systématiquement sur le document original pour sécuriser les messages les plus sensibles." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 2 : Préparer une note de synthèse sur l'exécution budgétaire**\ \ 👤 **PROFIL** : Camille, chef de bureau finances\ 🎯 **BESOIN** : préparer une note de synthèse sur l’exécution budgétaire à destination de sa direction générale.\ 📍 **CONTEXTE** : Camille dispose de plusieurs documents de suivi : tableaux d’exécution (autorisations d'engagement et crédits de paiement), commentaires de gestion transmis par les services, éléments d’alerte sur certains postes de dépenses et un point d’étape sur les recettes.\ Il doit produire, à partir de ces éléments dispersés, une note courte permettant à la direction de comprendre rapidement la situation d’exécution à mi-année et les éventuels écarts par rapport à la programmation.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chef du bureau finances dans une administration centrale.\ > Voici les documents de suivi de l’exécution budgétaire à mi-année : \[copier-coller des tableaux, commentaires de gestion et éléments de contexte].\ > À partir uniquement de ces documents, rédige une note de synthèse à destination de la direction générale. Structure attendue :\ > \- Rappel du périmètre et de la période couverte (2 lignes)\ > \- Situation globale de l’exécution (AE et CP)\ > \- Principaux écarts par rapport à la programmation initiale\ > \- Analyse des postes de dépenses et de recettes les plus sensibles\ > \- Points d’attention pour la fin de gestion\ > \ > Ton institutionnel, clair et factuel. Maximum 400 mots.\ > N’invente aucun chiffre et utilise uniquement ceux figurant dans les documents fournis. \ ✨ **RÉSULTAT** : un document de synthèse mettant en évidence la situation globale d’exécution, les écarts significatifs, les principaux points de tension budgétaire... Camille dispose ainsi d’une base prête à être intégrée dans la note de pilotage transmise à la direction générale, qu’il a ensuite complétée par quelques précisions sur les arbitrages en cours. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier l’exactitude de **tous les montants** et la cohérence entre AE et CP. * Vérifier que les écarts sont bien interprétés (certains peuvent être liés à des décalages calendaires et non à des dérives). * Vérifier la cohérence entre les commentaires qualitatifs des services et la présentation chiffrée. * Adapter le niveau de détail au public de direction, en évitant un excès de technicité. * Mentionner en pied de page que la note a été structurée avec l'assistance d'une IA et validée par le chef de bureau, le rédacteur restant garant de l'exactitude des chiffres et de l'interprétation des écarts. 🎯 **Conseil de Camille :** "Je prépare toujours des tableaux aussi propres que possible pour éviter toute complication. L'IA m’aide à structurer rapidement le message pour la direction, mais je reste très vigilant sur l’interprétation des écarts, car c’est là que se joue la crédibilité du pilotage budgétaire." *** ## **Management et encadrement** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Préparer une réponse à une question parlementaire à partir de notes existantes**\ \ 👤 **PROFIL** : Alexandre, directeur de projet à la direction générale des entreprises\ 🎯 **BESOIN** : répondre à une question parlementaire sur un dispositif d'aide aux entreprises dont il a la charge\ 📍 **CONTEXTE** : Alexandre a rédigé au cours des 6 derniers mois plusieurs notes validées par sa direction et par le cabinet ministériel sur ce dispositif : note de lancement, bilan à 3 mois, réponse à une polémique médiatique, chiffres clés. Il doit maintenant répondre à une question parlementaire précise qui porte sur l'efficacité du dispositif.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis directeur de projet à la direction générale des entreprises. Voici 4 notes que j'ai rédigées sur le dispositif d'aide aux entreprises \[copier-coller ou téléchargement des 4 notes validées].\ > Voici la question parlementaire reçue : \[copier-coller de la question].\ > \ > À partir de ces éléments de contexte validés, rédige une première version\ > de réponse à la question parlementaire.\ > Structure :\ > \&#xNAN;*Rappel du dispositif (2 lignes)*\ > Réponse factuelle à la question posée\ > \&#xNAN;*Chiffres clés si pertinent*\ > Conclusion (perspectives)\ > \ > Ton institutionnel et factuel. Maximum 400 mots.\ > N'invente aucun chiffre, utilise uniquement ceux présents dans mes notes. \ ✨ **RÉSULTAT** : une première version de réponse structurée, qui reprend les éléments factuels validés des notes précédentes. Alexandre a ensuite vérifié chaque chiffre, ajusté le ton pour le rendre plus politique, et fait valider par son directeur de cabinet. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier TOUS les chiffres : l'IA peut mélanger des données de périodes différentes * Vérifier la cohérence : les notes sources peuvent contenir des informations contradictoires si elles datent de périodes différentes * Adapter le ton : passer d'un ton technique à un ton politique adapté au contexte parlementaire * Pas de mention dans la réponse parlementaire elle-même (rédigée à partir de notes validées par la hiérarchie). En revanche, mentionner dans la chaîne interne de validation que la première version a été préparée avec l'aide d'une IA. 🎯 **Conseil d'Alexandre :** "Je constitue systématiquement un dossier par grande politique publique avec toutes les notes validées. Cela me permet de gagner un temps fou quand je dois répondre à une commande urgente. L'IA me fait gagner du temps sur la synthèse, mais la relecture et la validation restent essentielles." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 2 : Rédiger un feedback constructif pour un entretien annuel**\ \ 👤 **PROFIL** : Martine, cheffe de service dans une DREAL\ 🎯 **BESOIN** et **CONTEXTE** : préparer des feedbacks constructifs pour les entretiens annuels de ses 12 collaborateurs\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} \ **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis manager. Je prépare l'entretien annuel d'un agent. Voici mes notes sur l'année écoulée \[copier-coller des notes : "l'agent A a bien géré le dossier X, mais a eu des difficultés sur le projet Y, manque d'autonomie sur les sujets techniques"].\ > Rédige un feedback constructif en 3 paragraphes pour m'aider à préparer l'entretien annuel :\ > 1\. Points forts (ce qui a bien fonctionné)\ > 2\. Axes d'amélioration (formulés de manière positive et encourageante)\ > 3\. Objectifs pour l'année prochaine\ > Ton bienveillant et professionnel. Maximum 300 mots. ✨ **RÉSULTAT** : une première version de feedback, structurée et équilibrée, pour chaque agent :\ les points forts sont clairement valorisés, les axes d’amélioration sont formulés de manière constructive et non stigmatisante, et des objectifs concrets pour l’année suivante sont proposés. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la justesse des faits : l’IA reformule à partir des notes fournies, mais peut simplifier ou atténuer certains éléments importants. * Éviter les formulations trop génériques : un feedback doit rester personnalisé et refléter la réalité du travail de l’agent. * S’assurer que les objectifs proposés sont réalistes et compatibles avec les priorités du service et les moyens disponibles. * Relire attentivement le ton pour qu’il soit adapté à la sensibilité et au profil de l’agent (ancienneté, situation individuelle, contexte particulier). * Aucune mention dans le document final transmis à l'agent : l'IA n'a servi qu'à préparer une trame, le contenu reste celui du manager. En revanche, mentionner à l'oral en début d'entretien que vous vous êtes appuyée sur des notes structurées avec l'aide d'un outil si vous le souhaitez. 🎯 **Conseil de Martine :** "Je prépare toujours quelques notes très factuelles avant de solliciter l’IA. Elle m’aide surtout à trouver le bon équilibre entre valorisation et pistes de progression. Malgré tout, je prends le temps de personnaliser chaque feedback." *** ## **Développement et numérique** {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 1 : Documenter du code ou une procédure technique**\ \ 👤 **PROFIL** : Sébastien, chef de projet numérique à la DNUM des ministères sociaux\ 🎯 **BESOIN** : documenter une procédure technique afin de la rendre compréhensible par des équipes non développeuses et faciliter la maintenance.\ 📍 **CONTEXTE** : Sébastien pilote un outil développé en interne. La procédure de déploiement et de mise à jour est décrite uniquement dans des scripts techniques et dans quelques commentaires dispersés. Plusieurs agents doivent pouvoir reprendre la main sur l’exploitation de l’outil sans dépendre systématiquement de l’équipe de développement.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel. {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis chef de projet numérique dans une administration.\ > Voici une procédure technique et des extraits de scripts utilisés pour le déploiement et la maintenance d’un outil interne : \[copier-coller de la procédure et des extraits de code].\ > À partir de ces éléments, rédige une documentation opérationnelle à destination d’agents non développeurs.\ > Structure attendue :\ > \- Objectif de la procédure\ > \- Prérequis techniques\ > \- Étapes détaillées pas à pas\ > \- Points d’attention et erreurs fréquentes\ > Ton clair, pédagogique et professionnel. Ne modifie pas le fonctionnement technique existant. \ ✨ **RÉSULTAT** : une documentation structurée, compréhensible par des agents non techniques, que Sébastien complète ensuite avec les références spécifiques à son environnement. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la conformité technique de chaque étape décrite : l’IA peut reformuler correctement mais mal interpréter certaines dépendances entre composants. * S’assurer que les commandes, chemins et paramètres sont strictement identiques à ceux utilisés en production. * Vérifier que la documentation reste alignée avec la version réelle du code et des outils. * Préciser dans l'en-tête de la documentation qu'une première version a été générée avec l'assistance d'une IA, puis vérifiée et validée techniquement par le chef de projet. 🎯 **Conseil de Sébastien :** "Je fournis toujours à l’IA uniquement des extraits validés et à jour. Elle est très efficace pour rendre une procédure lisible, mais je garde la main sur la validation technique finale avant toute diffusion." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 2 : Générer des tests ou des cas d'usage à partir de spécifications techniques**\ \ 👤 **PROFIL** : Nadia, responsable produit numérique à l'ANCT\ 🎯 **BESOIN** : préparer rapidement des cas de tests fonctionnels et des scénarios d’usage à partir de spécifications fonctionnelles existantes.\ 📍 **CONTEXTE** : Nadia dispose d’un cahier de spécifications décrivant les fonctionnalités d’un nouveau service numérique. Avant le démarrage des développements, elle doit fournir aux équipes projet une première liste structurée de cas de tests et de scénarios représentatifs des usages métiers.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis responsable produit numérique dans une administration.\ > Voici les spécifications fonctionnelles d’un service numérique : \[copier-coller des spécifications].\ > À partir de ces éléments, génère une liste de cas de tests fonctionnels et de scénarios d’usage.\ > Pour chaque cas de test, indique :\ > \- le contexte ;\ > \- l’action réalisée par l’utilisateur ;\ > \- le résultat attendu ;\ > \ > Regroupe les cas par fonctionnalité, et n’invente pas de fonctionnalités qui ne figurent pas dans les spécifications. \ ✨ **RÉSULTAT** : Nadia dispose d’une base de travail homogène pour préparer les ateliers avec les équipes métier et les équipes de développement. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier que tous les cas générés correspondent bien à des fonctionnalités existantes. * Compléter les scénarios par des cas limites et des situations particulières propres aux métiers concernés. * Adapter le niveau de détail en fonction des pratiques de l’équipe de test et de la méthodologie projet. * Indiquer aux équipes destinataires que la première liste de cas de tests a été générée avec l'aide d'une IA à partir des spécifications, et qu'elle nécessite une revue métier avant validation. 🎯 **Conseil de Nadia :** "Je m’appuie sur l’IA pour obtenir une première couverture fonctionnelle rapide. Ensuite, je retravaille systématiquement les scénarios avec les métiers pour intégrer les vrais usages terrain et les exceptions." {% hint style="success" icon="lightbulb" %} **Cas d'usage 3 : Traduire de la documentation technique**\ \ 👤 **PROFIL** : Thomas, ingénieur systèmes et réseaux au service numérique du Ministère de la Culture\ 🎯 **BESOIN ET** **CONTEXTE** : Thomas utilise des outils open source dont la documentation officielle est exclusivement en anglais. Il doit produire une version française pour les équipes d’exploitation et d’assistance, sans altérer le sens technique des procédures.\ 🔧 **OUTIL** : Assistant IA interministériel {% endhint %} **💬 PROMPT UTILISÉ** : > Je suis ingénieur systèmes dans une administration.\ > Voici une documentation technique en anglais concernant un outil utilisé en production :\ > \[copié-collé de la documentation].\ > Traduis ce document en français. Conserve le vocabulaire technique approprié et ne modifie pas les commandes, paramètres, noms de fichiers ou extraits de code.\ > Ton professionnel et technique. \ ✨ **RÉSULTAT** : une traduction complète et structurée de la documentation, directement exploitable par les équipes techniques francophones. ⚠️ **VIGILANCE** : * Vérifier la traduction des termes techniques sensibles, qui peuvent avoir plusieurs équivalents selon le contexte. * S’assurer que les exemples de commandes, scripts et paramètres n’ont pas été modifiés. * Harmoniser le vocabulaire avec celui déjà utilisé dans la documentation interne existante. * Préciser en en-tête de la documentation que la traduction a été réalisée avec l'assistance d'une IA et relue par l'ingénieur, en conservant la documentation originale en référence. 🎯 **Conseil de Thomas :** "Je demande toujours à l’IA de ne pas toucher aux blocs techniques et je relis systématiquement les passages critiques. Elle me fait gagner beaucoup de temps sur la traduction, mais la validation technique reste indispensable avant diffusion." --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question. Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter, and the optional `goal` query parameter: ``` GET https://guides.ia.numerique.gouv.fr/guides/guide-dusage-de-lia-pour-les-agents-publics-de-letat/annexe-cas-dusage-et-exemples-de-prompts-par-famille-de-metier.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is optional and describes the broader end goal you are ultimately trying to accomplish on behalf of the user. GitBook uses it to tailor the answer towards what is most useful for that goal. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.