Partie 2 : l'IA en pratique pour les agents publics

Les différents types d'outils d'IA

Les outils d'intelligence artificielle générative se présentent sous plusieurs formes, chacune adaptée à des usages spécifiques.

Les assistants conversationnels sont les plus connus. Ce sont des interfaces de discussion où vous posez une question et l'IA vous répond : rédaction, résumé, reformulation, brainstorming... Ce sont les outils les plus polyvalents.

Les outils spécialisés intègrent l'IA pour une tâche précise :

• OCR (reconnaissance de caractères) pour numériser et rendre modifiable un document papier ou scanné ;
• Speech-to-text pour transcrire automatiquement une réunion ou un entretien ;
• Traduction ou traduction automatique intégrées dans vos outils de bureautique ;
• Génération d'images pour créer des visuels ou illustrations.

Trois catégories d'outils, trois niveaux de sécurité

Tous les outils d'IA ne se valent pas en matière de protection des données. Il existe trois grandes catégories, du plus sécurisé au moins sécurisé.

1) Les outils des administrations publiques (à privilégier)

Ces solutions sont développées ou déployées par l'État. Elles constituent le premier choix pour les usages professionnels, en privilégiant les outils explicitement approuvés par votre administration de rattachement.

Outils interministériels :

• Assistant IA interministériel (assistant.numerique.gouv.fr) : assistant conversationnel sécurisé pour la rédaction, le résumé et la reformulation ;
• Assistant Transcripts (transcripts.numerique.gouv.fr) : enregistrement automatique des réunions en présentiel ;
• Visio (visio.numerique.gouv.fr) : transcription automatique et résumé de réunions en visioconférence ;

Outils ministériels :

Certains ministères disposent également d’outils propres, adaptés à leurs besoins ou à leurs contraintes spécifiques. En 2026, ces outils s’inscrivent dans une trajectoire de convergence avec les offres mutualisées de l’État.

👉 Pour vos usages professionnels, privilégiez les outils mis à disposition ou explicitement approuvés par votre administration.

2) Les outils commerciaux payants mis à disposition par votre administration (avec précautions)

Certaines administrations de l'État peuvent acheter des licences d'outils commerciaux, par exemple les versions payantes de ChatGPT (OpenAI), Claude (Anthropic) ou d'autres outils spécialisés, notamment d'aide juridique ou de création graphique assistée par l'intelligence artificielle, avec des garanties contractuelles renforcées.

Ces versions offrent :

• Des engagements contractuels sur la non-réutilisation des données ;
• Un meilleur niveau de sécurité ;
• Un support technique dédié ;

Attention : même avec une licence payante, vérifiez toujours auprès de votre direction des systèmes d'information (DSI) ou de votre responsable les types de données autorisées.

À vérifier également : la maîtrise juridique et opérationnelle de l’hébergement des données. La localisation des serveurs ne suffit pas : il faut aussi examiner le pays d’établissement du fournisseur, sa structure capitalistique, les entités qui opèrent le service et les sous-traitants mobilisés. Ainsi, un service hébergé dans l’Union européenne peut rester soumis à une législation étrangère, notamment au Cloud Act américain, s’il est opéré ou contrôlé par une entreprise relevant de ce droit. Pour les usages sensibles, privilégier des solutions offrant de fortes garanties de maîtrise, idéalement qualifiées SecNumCloud par l’ANSSI.

3) Les outils commerciaux gratuits (usage très limité voire interdit)

Ce sont les outils accessibles librement sur Internet, parfois sans création de compte : versions gratuites de ChatGPT, Claude, Gemini, NoteBookLM, Vibe (ex Le Chat de Mistral AI), etc.

⚠️ Conditions d'utilisation strictes :

• Vérifiez que votre ministère autorise leur accès et leur utilisation à titre professionnel (dans certaines administrations, ces services sont bloqués sur le réseau) ;
• Ne les utilisez que pour des données qui pourraient être rendues publiques (pas de données personnelles, pas de données sensibles, etc.);
• Évitez l'utilisation professionnelle en utilisant votre compte personnel ;

Usages possibles (exemples) : résumer un texte de loi ou un rapport déjà publics, reformuler un document accessible en ligne, générer une image d'illustration, créer un quiz de formation à partir de contenus publics, travailler sur du code pour un projet informatique open source ou non sensible.

Usages interdits (exemples) : analyser un dossier d'usager, résumer un compte-rendu de réunion interne, travailler sur des données RH ou médicales, traiter des informations couvertes par le secret professionnel.

Le réflexe à avoir : posez-vous la question suivante : « Est-ce que je pourrais publier ces informations sur un site Internet accessible à tous ? » Si la réponse est non, n'utilisez pas un outil commercial grand public. En cas d'hésitation, utilisez uniquement un outil mis à disposition par votre administration.

Bien utiliser votre outil d'IA : les bonnes pratiques du "prompt"

Un prompt (ou "instruction") est la consigne que vous donnez à l'IA. C'est votre question, votre demande, votre brief. Plus votre instruction est claire et précise, meilleure sera la réponse de l'IA.

Rédiger un bon prompt, c'est comme briefer une personne en stage : il faut lui donner le contexte, préciser ce que vous attendez, et être explicite sur le format souhaité.

Pour en savoir plus, consultez la fiche pratique "Bien rédiger ses prompts" en annexe de ce guide.

En cas de doute : qui contacter ?

Vous ne savez pas quel outil utiliser ? Vous vous demandez si vos données sont sensibles ?

Voici les personnes qui peuvent vous aider :

Qui contacter ?	Dans quel cas ?
Votre hiérarchie	Vous souhaitez utiliser l'IA pour une décision importante ou un usage inhabituel
Votre service informatique (DNUM, DSI)	Vous avez une question sur les outils autorisés dans votre administration
Votre référent cybersécurité	Vous voulez savoir si vos données sont sensibles
Votre délégué à la protection des données (DPD)	Vous voulez vérifier qu'un traitement de données est compatible avec le RGPD ou inscrit au registre des traitements

Si vous envisagez un usage régulier de l'IA pour traiter des données personnelles, vérifiez avec votre délégué à la protection des données (DPD) que ce traitement figure au registre des activités de traitement de votre administration.